La numérisation des documents administratifs
La numérisation de documents est la solution pour permettre un accès numérique rapide et libérer de l’espace, tout en réduisant les potentiels coûts liés au stockage.
Nous connaissons les contraintes des professionnels et nous savons nous y adapter. Nous sommes aussi formés pour répondre aux besoins spécifiques des mairies, pour la numérisation des registres d’état civil, dans le cadre de la mise en service de la plateforme COMEDEC.
NDA Services numérise tous les formats de documents administratifs.
Au préalable, nous étudions vos besoins selon les critères suivants :
- Le volume des documents à numériser
- La qualité et l’état général des documents
- Les contraintes techniques (agrafes, boîtes, pochettes plastifiées)
- Les formats
Notre processus de numérisation des documents papier
Nous pouvons intervenir directement dans vos locaux, ou dans notre atelier basé à Teulat dans le Tarn — Occitanie. Ainsi, nous nous adaptons au plus juste à votre cahier des charges. Quel que soit le lieu, nous respectons des mesures de sécurité afin de protéger les données confidentielles.
Un travail de préparation est effectué avant de débuter la numérisation, c’est-à-dire que nous pouvons recevoir vos archives en l’état, et les préparer nous-mêmes : dégrafer, sortir les archives de pochettes plastifiées, dépoussiérer, etc.
Lors de la numérisation, les fichiers numériques sont indexés en fonction du plan établi au préalable avec vous. De plus, nous pouvons mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).
À la fin de la prestation, nous vous remettons votre support numérique. Ainsi, vous pouvez consulter vos archives en toute simplicité depuis votre PC, tablette, ou smartphone.
Le matériel utilisé pour la numérisation
NDA Services utilise des scanners professionnels de haute qualité, afin de vous offrir un service de numérisation optimal.
Selon le format et la typologie de vos archives, nous choisirons le scanner le plus adapté pour répondre à vos besoins de numérisation.